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摘 要: 本文阐明了会计档案的特点及作用。就目前部门在会计档案管理工作中存在的重要问题。提出改进会计档案管理工作的有效措施:制定会计档案管理制度,做好会计档案的装订立卷,完善会计档案借阅办法,做好会计档案的移交、鉴定、销毁以及利用网络技术实行会计档案的管理工作。必须做到会计档案管理制度的健全、对会计档案认识的提高、领导工作的加强。
关键词:会计档案;管理;措施
引言:会计档案是重要的经济档案,是国家档案的重要组成部分。随着社会的进步,随着对会计档案重要性的认识进一步深化,会计档案的科学管理对已步入信息时代的当今社会具有重要的意义。现实对会计档案的管理必然提出更高的要求,档案管理作为会计业务工作不可分割的部分和重要性是众所周知的。 但是,当前会计档案管理工作还存在着一些问状况。
一、会计档案管理工作中所存在的问题
(一)会计档案管理制度的缺失
很多单位并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保存等制度,对
会计档案的归档范围、归档时间、整理标准、移交等问题没有做出具体可操作性强的规定。当需要查询时,很难迅速找到,效率低,会计档案管理工作无章可循。
(二)会计档案装订规范性
会计档案装订一般都是由管理会计档案的人员装订会计凭证,这就取决于会计档案管理人员责任心,有的责任心差的装订会计档案时不够认真,不仔细,有的装订线掩压了摘要文字,难以查阅会计档案经济业务的具体内容,有的凭证装订的不结实,不整齐,且每本凭证薄厚也不均匀,还有的原始凭证票据粘贴的不牢固,致使会计原始凭证散失、缺损。甚至有的装订会计凭证不及时,造成会计凭证的遗失。
(三)会计档案借阅的手续不健全
乱借乱还、有借无还、私借私还、没有专人负责,出借时间,返还时间
借阅人姓名没有记录,借阅人归还会计档案时,会计档案管理人员是否认真检查其完好性,是目前会计档案借阅中存在的主要问题。
(四)会计档案管理工作的重要性认识不够
个别单位领导和财务工作人员对财务档案工作认识不够充分,只注重内部财务项目的实施,认为只要出具了财务报告,提出财务意见,作出了财务决定,该财务项目就完结了。忽视文件材料的整理和归档工作。
二、改进会计档案管理工作的有效措施:
(一)必须建章立制
会计档案昔理工作必须依据国家相关法律、法规执行,特别要注意学习并贯彻落实《会计档案r理办法》,一切都要以《会计档案昔理办法》为样板,层层落实,要自检、自查逐一落实、做到科学性、合理性、合法性。
(二)会计档案装订规范化管理
会计档案的装订立卷是会计档案工作的起点,是会计档案管理工作的基础与前提条件。会计档案管理人员必须提高个人责任心。按照《会计档案管理办法》中“各单位每年形成的会计档案,都应由财务部门按照归档要求,负责整理立卷或装订成册。” 的规定,认真装订所有会计凭证,装订会计凭证时,应认真检查是否有金属物(如:大头针、曲别针等),原始凭证粘贴的是否牢固,装订线是否压住了摘要内的文字说明等等,在此基础上要将会计凭证装订的既整齐、结实又美观。
(三)完善会计档案借阅的手续
《会计档案管理办法》规定“当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务部门保管一年。” 各单位的相应部门应建立严格的会计档案借阅手续,做到专事专人,问责有人,另外借阅人归还档案时,档案管理人员要认真检查档案完好性,看档案有无涂改、损坏,防止会计档案在流动过程中缺损、散失、抽换或任意销毁,确保会计档案的完整和安全,以确保机密文件不泄密、不丢失。财务部门内部的会计人员借阅会计档案,可直接向档案管理人员借阅,本单位其他人员和外单位人员借阅会计档案,应由会计部门负责人审批后方可借阅。
三、会计档案管理工作的重要性
会计档案作为一种经济档案,有着不可替代的作用。完整的会计档案不仅可以原原本本地还原出本单位开展经济活动的历史画面,同时,也可以做到重新展示会计工作的实操作过程,为领导层进行科学决策时提供历史真实的事实依据。只有加强会计档案的科学管理,才能充分发挥会计档案的重要作用,保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全而地提供高质量的会计信息。
结语
会计档案规范化管理是大势所趋,只有从上到下统一思想,才能增强企事业的竞争力、适应力,才能在今后的社会大潮中占有一席之地,有效的防范档案管理工作中诸多问题,才会在社会主义经济的发展中起到重要的作用。
参考文献:
[1] 吕岩红. 会计档案管理中存在的问题及对策[J]. 企业研究. 2014(18)
[2] 王丽. 当前会计档案管理存在的问题及完善对策[J]. 东方企业文化. 2014(02)
[3] the Information Age: An Introduction[J]. Bul. Am. Soc. Info. Sci. Tech. . 2005 (5)
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